Por Maria Rita
Com a implantação da nota fiscal eletrônica e arquivos fiscais digitais, houve uma diminuição nos documentos impressos como blocos de notas, livros Fiscais, entre outros, o que trouxe uma maior praticidade para os usuários dos sistemas, isso deixou algumas obrigatoriedades obsoletas, como a impressão de livros e guarda de documentos físicos, porém não desobrigou a guarda e armazenamento desses documentos em meio digital.
O Ajuste SINIEF 07/05 em sua 10ª cláusula estabelece as regras de armazenamento das Notas Fiscais eletrônicas para a empresa emitente e destinatária:
O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Sendo assim, o emitente e o destinatário devem manter os arquivos digitais das NF-e pelo prazo de são cinco anos, o mesmo prazo que antes era obrigatório para as notas fiscais impressas.
Convém frisar que a responsabilidade pela guarda dos arquivos é exclusivamente do contribuinte. Assim, na eventualidade de perdas não haverá a recuperação dos dados por parte da respectiva Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) ou da Receita Federal do Brasil.
É necessário que o contribuinte fique atento e mantenha um sistema de Backup para armazenar esses documentos fiscais.
Também é de responsabilidade da empresa o envio mensal de todas as informações necessárias e tem tempo hábil para o escritório contábil para que seja possível atender todas as exigências do fisco em relação a escrituração fiscal e contábil, impostos e declarações.
Por isso ressaltamos a importância do envio dos documentos como: Os DANFES referente as mercadorias adquiridas para revenda, assim como para despesas e os arquivos XMLS gerados.
Diante de todas essas obrigações, o contribuinte precisa ficar atento com a validação e armazenamento das NF-e, assim como das declarações digitais enviadas ao fisco diariamente por meio das notas fiscais eletrônicas de compra e venda de mercadorias ou produtos bem como as declarações mensais, disponibilizando ao fisco todas informações necessárias para cruzamento dos bancos de dados.
O destinatário da mercadoria precisa verificar a validade e autenticidade do documento eletrônico e a respectiva autorização de uso no momento que recebe a mercadoria.
Os arquivo XMLS referente as notas emitidas, devem ser enviados ao escritório no máximo até dia 05 de cada mês, os mesmos serão importados e conferidos, para em seguida ser apurados os impostos e posteriormente as declarações exigidas pelo fisco, dependendo a forma de tributação de sua empresa.
Também os DANFES referente compras para revenda e despesas em geral devem ser enviados para o escritório dentro do mês do recebimento das mercadorias ou produtos, para que os mesmos também sejam escriturados e analisados, podendo, em algumas situações gerar crédito de tributos e reduzir a carga tributária de sua empresa.
Mantenha sua escrituração fiscal e contábil em dia, envie para o escritório toda e qualquer informação referente a comercialização de sua empresa para que possamos te auxiliar na redução de impostos e conseqüentemente no aumento de sua lucratividade.